Octoplan - Fluxuri de Lucru Interne

Construită în trei săptămâni folosind Claude Code — o platformă internă completă de planificare și management al companiei care a înlocuit cinci instrumente SaaS separate, cu creare de tichete bazată pe AI, forecasting inteligent și migrare profundă din sistemele anterioare.

Problema cu cinci instrumente separate

Ca majoritatea agențiilor, Octopus își derula operațiunile folosind o suită de instrumente specializate: Resource Guru pentru planificarea resurselor, Everhour pentru pontaj (time tracking), Asana pentru managementul proiectelor și al sarcinilor, o platformă separată pentru facturare și un sistem de management al concediilor. Luate separat, fiecare își făcea treaba destul de bine. Împreună, au creat o problemă de fragmentare. Datele trăiau în cinci locuri diferite. Un project manager care dorea să înțeleagă gradul de utilizare (utilisation), capacitatea viitoare și orele facturabile pentru sprintul curent trebuia să deschidă mai multe tab-uri și să reconcilieze cifrele manual. Forecasting-ul era un exercițiu în Excel. Facturarea necesita exportul și reintroducerea datelor. Aprobările concediilor erau deconectate de calendarul de resurse. Efortul administrativ (overhead-ul) era real și creștea proporțional cu dimensiunea echipei. Am decis să construim instrumentul de care aveam cu adevărat nevoie — unul care să unifice toate aceste funcții într-o singură platformă integrată, cu inteligență încorporată.

Ce face Octoplan

• Creare de tichete bazată pe dictare. Inginerii și project managerii pot crea tichete detaliate și bine structurate vorbind, în loc să tasteze. Stratul de AI al Octoplan transcrie dictarea, extrage detaliile sarcinii, aplică contextul corect de proiect și prioritate și creează tichetul cu descriere, estimări și sugestii de responsabili — gata pentru revizuire și confirmare. Calitatea tichetelor redactate de AI este în mod constant superioară celor tastate în grabă, iar frecarea (friction) asociată creării tichetelor scade semnificativ.
• Fluxuri de lucru pentru estimări (Estimation workflows). Estimarea structurată este integrată direct în fluxul de lucru al sarcinii. Când se creează un tichet, procesul de estimare este ghidat și înregistrat — estimările nu mai sunt rătăcite prin thread-uri de Slack sau lanțuri de e-mailuri. Datele istorice privind viteza de lucru (velocity data) sunt reintroduse în interfața de estimare, astfel încât echipa poate vedea cum se compară estimările din trecut cu rezultatele reale pentru tipuri de sarcini similare.
• Planificare și managementul resurselor. Planificarea resurselor înlocuiește Resource Guru: alocările pe proiecte, planificarea capacității și vizibilitatea utilizării sunt toate în același sistem cu sarcinile planificate. Când un nou proiect este evaluat (scoped) și sunt create sarcinile, impactul asupra resurselor este vizibil imediat — fără un instrument separat, fără reconcilieri manuale.
• Managementul concediilor și al absențelor. Cererile de concediu, aprobările și vizibilitatea absențelor la nivel de echipă sunt integrate direct în calendarul de resurse. Aprobarea unui concediu actualizează automat capacitatea; o sărbătoare legală (bank holiday) într-o anumită regiune ajustează automat planificarea.
• Acces personalizat pentru clienți. Clienților li se poate acorda acces limitat (scoped access) la progresul proiectului lor, la statusul tichetelor și la calendarul de livrare — fără a vedea datele interne privind costurile, capacitatea echipei sau munca altor clienți. Vizualizările destinate clienților sunt construite special pentru claritate, nefiind doar niște versiuni filtrate ale interfeței interne.
• Forecasting inteligent și raportarea utilizării. Octoplan prognozează veniturile, gradul de utilizare și capacitatea pe baza angajamentelor curente din proiecte, a estimărilor din pipeline și a disponibilității echipei. Stratul de raportare scoate la suprafață metricile care contează pentru operațiunile unei agenții: utilizarea facturabilă per persoană, marja de profit a proiectului per client, acuratețea prognozelor în timp și lacunele viitoare de capacitate — înainte ca acestea să devină probleme de livrare.
• Facturare. Facturile sunt generate direct pe baza timpului înregistrat și a milestone-urilor proiectului — fără export de date, fără reintroducere. Modulul de facturare este conectat la datele de proiect și de pontaj, astfel încât ceea ce se facturează se potrivește întotdeauna cu ceea ce s-a livrat.
• Migrare profundă din sistemele anterioare. Am construit instrumente de migrare pentru a muta datele istorice din Asana, Everhour, Resource Guru și fosta platformă de facturare în Octoplan — păstrând istoricul proiectelor, înregistrările de timp și datele clienților, astfel încât tranziția nu a necesitat o ruptură bruscă față de trecut.

Cum l-am construit: Trei săptămâni cu Claude Code

Octoplan a fost construit în trei săptămâni. Viteza a fost posibilă datorită modului în care am utilizat AI-ul pe parcursul întregii dezvoltări — mai exact Claude Code, mediul de programare AI de la Anthropic. Arhitectura și modelul de date au fost proiectate de echipa de ingineri seniori. Deciziile de domeniu — cum se raportează sarcinile la proiecte, cum se calculează gradul de utilizare, cum ar trebui să se simtă fluxul de estimare, cum ar trebui delimitat accesul clienților — au fost luate de oameni. Apoi, Claude Code a fost folosit intensiv pentru:

• Scaffolding de componente și servicii: Generarea structurii inițiale a fiecărui modul pe baza specificațiilor de design.
• Implementarea modelului de date: Traducerea designului entităților în definiții de scheme, migrări și contracte API tipizate.
• Munca de integrare (plumbing): Conectorii pentru procesarea dictării, importatorii de migrare și pipeline-ul de date pentru facturare.
• Generarea de teste: Crearea structurilor pentru testele unitare (unit tests) și de integrare aferente fluxului de lucru principal și logicii de forecasting.

Claude Code nu a luat decizii arhitecturale și nu a scris logica de business pentru motorul de prognoză. Ceea ce a făcut a fost să elimine distanța dintre o decizie de design și o implementare funcțională — transformând zile de scaffolding și conectare în doar câteva ore, și permițând atenției echipei să rămână pe acele părți care necesitau discernământ și expertiză umană.

Rezultatul

Octoplan a înlocuit Resource Guru, Everhour, Asana, instrumentul de management al concediilor și platforma de facturare — cinci abonamente SaaS separate — cu un singur sistem construit special pentru modul în care lucrează Octopus. Rezultatele practice au fost imediate: project managerii au un singur loc pentru capacitate, sarcini și statusul livrării. Facturarea nu mai este un exercițiu de reconciliere manuală. Accesul clienților este gestionat fără a partaja instrumentele noastre interne. Forecasting-ul se bazează pe date live, nu pe actualizări lunare în Excel. Octoplan este acum coloana vertebrală operațională a livrării de proiecte la Octopus — și o demonstrație a faptului că aceeași abordare pe care o folosim pentru clienți (livrare asistată de AI, dublată de discernământul arhitectural uman) se aplică la fel de bine și pentru instrumentele noastre interne.